Hoe lang moet machinedocumentatie beschikbaar blijven?
Het korte antwoord: langer dan tien jaar, als uw machine langer meegaat. De verordening noemt tien jaar als ondergrens, niet als termijn. Voor een machine met een verwachte levensduur van twintig jaar is twintig jaar het uitgangspunt.
Wat de verordening zegt
Verordening (EU) 2023/1230 staat toe dat de gebruiksaanwijzing digitaal wordt verstrekt, onder voorwaarden. Een daarvan gaat over beschikbaarheid: de documentatie moet toegankelijk blijven gedurende de verwachte levensduur van de machine, met een minimum van tien jaar na het in de handel brengen.
Die formulering wordt vaak samengevat als "tien jaar". Dat is te kort door de bocht, en het is de samenvatting die u later in de problemen brengt. Bouwt u persen die dertig jaar in een fabriek staan, dan is tien jaar niet de termijn waarop u zich kunt beroepen.
De verwachte levensduur bepalen
De verwachte levensduur is iets wat u als fabrikant zelf vaststelt en onderbouwt. Voor de meeste speciaalmachines ligt die tussen tien en twintig jaar; voor zwaar constructiewerk hoger, voor lichte handgereedschappen lager.
Leg die termijn per machinetype vast, en reken de bewaartermijn per exemplaar terug vanaf de leverdatum. Dan hebt u per machine een concrete datum in plaats van een algemene regel, en kunt u die datum ook aan een klant noemen.
Waarom tien jaar langer is dan het klinkt
Tien jaar is in IT-termijnen een eeuwigheid. In die periode verandert uw website minstens één keer volledig, wisselt u mogelijk van hostingpartij, en verdwijnen bestandsformaten en links die nu vanzelfsprekend lijken.
Een linkje naar een PDF dat vandaag werkt, is over acht jaar statistisch gezien dood. Als dat linkje in metaal gegraveerd op tweehonderd machines staat, hebt u een probleem dat niet met een redirect is op te lossen — u weet namelijk niet welke machines waar staan.
Dat is de eigenlijke reden om documentatie niet op uw eigen website te zetten: niet dat het technisch niet kan, maar dat de termijn langer is dan de levensduur van een gemiddelde website.
Wat er gebeurt als u stopt met een leverancier
Kiest u een dienst voor uw machinepaspoorten, dan is dit de vraag die u vóór het contract stelt: wat gebeurt er met mijn paspoorten als ik opzeg? Als het antwoord is dat de pagina’s offline gaan, hebt u de verplichting niet geregeld maar doorgeschoven.
Bij Machinepas blijven paspoorten die al zijn vrijgegeven bereikbaar tot hun bewaartermijn, ook nadat u het actieve beheer opzegt. U kunt geen nieuwe machines meer aanmaken, maar wat u al hebt geleverd blijft staan. En op elk moment kunt u het hele dossier exporteren: de PDF’s zoals ze zijn vrijgegeven, met overzichten in CSV.
Vraag daar bij elke leverancier expliciet naar, en laat het in de voorwaarden opnemen in plaats van in een verkoopgesprek.
Papier blijft een recht
Digitaal mag, maar de gebruiker houdt het recht om bij aankoop een papieren exemplaar te vragen. Doet hij dat, dan moet u dat gratis leveren, binnen een maand.
Dat is een praktische reden om de documentatie per serienummer bij elkaar te hebben: op het moment dat iemand erom vraagt, moet u de set kunnen bundelen die bij precies die machine hoort. Zoeken in een mappenstructuur van drie jaar terug maakt van een routineverzoek een halve dag werk.
Wat u zelf moet regelen
Een dienst kan de beschikbaarheid regelen, niet de inhoud. De juistheid van uw handleiding, de conformiteit van uw machine en de volledigheid van uw technisch dossier blijven uw verantwoordelijkheid.
Regel daarnaast uw eigen kopie. Een goede leverancier geeft u op elk moment een volledige export, en een verstandige fabrikant bewaart die ook ergens anders. Niet omdat de dienst onbetrouwbaar is, maar omdat een verplichting van vijftien jaar niet van één partij afhankelijk zou moeten zijn.
Hoe lang moet een digitale handleiding beschikbaar blijven?
Gedurende de verwachte levensduur van de machine, en ten minste tien jaar na het in de handel brengen. Gaat uw machine twintig jaar mee, dan is tien jaar dus niet genoeg.
Geldt de termijn per machine of per type?
Praktisch gezien per machine: de termijn loopt vanaf het moment dat dat exemplaar in de handel is gebracht. Machinepas legt daarom per serienummer een concrete einddatum vast.
Moet een papieren handleiding nog worden meegeleverd?
Niet standaard, maar de gebruiker mag er bij aankoop om vragen. Dan moet de fabrikant een papieren exemplaar kosteloos leveren, binnen een maand.
Wat gebeurt er met onze paspoorten als we opzeggen?
Bij Machinepas blijven al vrijgegeven paspoorten bereikbaar tot hun bewaartermijn; u kunt alleen geen nieuwe machines meer aanmaken. Daarnaast kunt u op elk moment een volledige export van uw dossier downloaden.