Een QR-code op de machine voor de documentatie
Een QR-code op het typeplaatje is de kortste weg tussen een monteur die voor een machine staat en het document dat hij nodig heeft. De techniek is triviaal; het adres erachter is dat niet. Dat adres moet de machine overleven.
Wat er achter de code hoort te zitten
De code wijst niet naar uw homepage en niet naar een documentmap, maar naar één pagina die over precies dit exemplaar gaat. Wie scant, ziet het serienummer waar hij naar kijkt, de gebruiksaanwijzing in de juiste taal, de EU-conformiteitsverklaring en eventueel het onderhoudsschema en de onderdelenlijst.
Dat is een ander uitgangspunt dan "de laatste versie online zetten". Een monteur die bij een machine uit 2021 staat, heeft de handleiding nodig die bij die machine hoort, niet de versie van vorige maand met een ander onderdeelnummer erin.
Waar de code op de machine komt
In de praktijk op of direct naast het typeplaatje, want daar kijkt een monteur al. Geef de code een korte leesbare code eronder, zodat iemand met vette handschoenen of een kapotte cameralens het alternatief kan intypen.
Gebruik korte codes zonder 0, O, 1, I en L. Dat scheelt telefoontjes: die tekens worden bij het overtypen structureel verwisseld.
Voor lasergraveren op RVS of aluminium heeft u een vectorbestand nodig, geen foto. Een QR in SVG graveert scherp op elke maat; een PNG van 300 pixels wordt op 30 millimeter een grijze vlek.
Waarom het adres nooit mag veranderen
Dit is het punt waarop zelfgebouwde oplossingen omvallen. De code zit gegraveerd in metaal en gaat mee zolang de machine bestaat: tien, vijftien, soms twintig jaar. In die periode krijgt uw website minstens één keer een nieuwe huisstijl, verandert uw CMS, en verhuist uw documentmap.
Elke wijziging die de URL raakt, maakt alle gegraveerde platen in het veld waardeloos. En anders dan bij een dode link op een website merkt u dat niet: u hoort het pas als een klant belt omdat hij zijn handleiding niet vindt.
De enige structurele oplossing is een adres dat losstaat van uw eigen website en waarvan de duurzaamheid contractueel is vastgelegd. Machinepas houdt daarom het adres achter de QR ongewijzigd en legt per machine een bewaartermijn vast.
Eén code, meerdere talen
Levert u aan Duitsland, dan moet de gebruiksaanwijzing in het Duits beschikbaar zijn. Dat betekent niet dat u een tweede QR nodig hebt: dezelfde pagina toont de talen waarin de documentatie bij dit exemplaar is vrijgegeven, en de bezoeker kiest.
Belangrijk is wat er per exemplaar is vastgelegd. Ging een machine naar Beieren met een Duitse handleiding versie 2.1 en een Nederlandse conformiteitsverklaring, dan hoort dat zo op het paspoort te staan — en niet "alle talen die wij ooit hebben gemaakt".
Wat de QR niet is
De QR-code is geen wettelijke verplichting. Verordening (EU) 2023/1230 stelt eisen aan de beschikbaarheid van digitale documentatie en eist dat op de machine staat waar de gebruiksaanwijzing te vinden is. Een QR is de praktische manier om dat te doen, niet de enige.
De code is ook geen beveiliging. Wie hem scant, komt bij de documentatie van die machine; dat is de bedoeling. Wilt u bepaalde stukken afschermen, bijvoorbeeld een elektrisch schema, dan hoort dat op documentniveau geregeld te worden en niet door de code geheim te houden.
Praktisch: van serienummer naar plaat
Voer het serienummer in, of importeer een serie in één keer uit een CSV. Elke machine krijgt een vaste korte code en een QR. Exporteer die als PNG voor de labelprinter en als SVG voor de graveur, of print een labelvel op 30, 40 of 50 millimeter.
Controleer vóór het graveren: scan de code van het proefexemplaar met een gewone telefoon en kijk of u het juiste serienummer ziet staan. Daarna is de plaat definitief.
Is een QR-code verplicht vanaf 2027?
Nee. De verordening vraagt dat de gebruiksaanwijzing digitaal beschikbaar en te downloaden en te printen is, en dat op de machine staat waar die te vinden is. Een QR-code is daarvoor de gebruikelijkste oplossing, maar een leesbare URL op het typeplaatje kan ook.
Wat als de QR-code onleesbaar raakt door vuil of slijtage?
Zet altijd een korte, leesbare code onder de QR. Die kan iemand intypen op de website van de fabrikant. Kies codes zonder tekens die makkelijk verward worden, zoals 0 en O.
Kan één QR-code naar meerdere talen wijzen?
Ja. De pagina achter de code toont de talen waarin de documentatie bij dat exemplaar is vrijgegeven; de bezoeker kiest er zelf een.
Moeten we de QR laten graveren of mag een sticker?
Dat hangt van de omgeving af. In een natte of vette omgeving overleeft een sticker de machine zelden. Graveren of een geëtst plaatje gaat wel mee; vraag uw plaatleverancier om een vectorbestand te gebruiken.